Behandelinformatie

Privacyreglement huisartspraktijk D.J.H. van Steenis

Privacyreglement Huisartsenpraktijk D. van Steenis, GHC ‘de Loswal’ Bunnik

  Doel en reikwijdte van het privacyreglement.

 

Doel van het reglement is vastlegging van de maatregelen die de Huisartsenpraktijk heeft genomen om zeker te stellen dat zorgvuldig en volgens de vastgestelde wettelijke regels en de aanbevelingen van bevoegde organisaties met patiëntgegevens wordt omgegaan.

Zo zal de Huisartsenpraktijk voldoen aan onder meer de WBP ( Wet Bescherming Persoonsgegevens, gegevens op www.cbpweb.nl College ter Bescherming van Persoonsgegevens ).

Dit reglement is van toepassing op elke verwerking ( geautomatiseerd en niet- 

geautomatiseerd ) van patiëntgegevens, die al in een registratiesysteem op de praktijk zijn of in een dergelijk bestand worden opgenomen.

 

 

Afspraken

 

1.        Verzamelen en verwerken van patiëntgegevens

a)     Patiëntgegevens worden op een behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt, en alleen voor de doeleinden waarvoor ze zijn of worden verzameld.

 

b)     Gegevens kunnen worden verzameld tijdens (telefonische) consulten, behandelingen, overlegsituaties met andere hulpverleners of anderszins.

 

c)     Doeleinden zijn:

-          gebruik in het kader van de te verlenen zorg ( behandeling, consult, medicatie, doorverwijzing, overdracht). Dat is de kernfunctie.

-          gebruik voor de bewaking van de eigen kwaliteit en voor de praktijkaccreditatie.

-          ten behoeve van (wetenschappelijk) onderzoek, mits volledig anoniem.

-          andere doeleinden, mits vooraf met de patiënt overeengekomen.

 

 

2.        Verwerking van algemene patiëntgegevens, gezondheidsgegevens, erfelijke gegevens

 

a)     Algemene patiëntgegevens worden alleen in de praktijk verwerkt, indien aan een van onderstaande voorwaarden is voldaan:

-          de patiënt heeft voor de verwerking toestemming (mondeling of schriftelijk) verleend.

-          verwerking is noodzakelijk voor de verlening van huisartsgeneeskundige zorg aan de patiënt.

-          verwerking is noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen.

Dat kan bijvoorbeeld zijn bij infectieziekten, met consequenties - zoals besmetting - voor andere mensen.

-          verwerking is noodzakelijk ter bestrijding van ernstig gevaar voor de gezondheid van patiënt.

 

b)     Gezondheidsgegevens van de patiënt worden alleen verwerkt wanneer aan een van de volgende voorwaarden is voldaan:

-          verwerking gebeurt door medewerkers van de praktijk voor zover dat met het oog op een goede behandeling of verzorging van de patiënt noodzakelijk is.

-          verwerking gebeurt op verzoek van de verzekeraar zover dat noodzakelijk is voor de beoordeling van het door de verzekeringsinstelling te verzekeren risico, dan wel voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van een verzekeringsovereenkomst, echter wel na een getekende toestemmingsverklaring van de patiënt. Ontbreekt deze, dan wordt deze eerst nagevraagd bij verzekeraar. Telefonisch / mondeling kan dergelijke informatie dus niet worden verstrekt. Het is de vaste gewoonte in onze praktijk, om patiënten ten behoeve van het invullen van gegevens in deze situatie op consult uit te nodigen. Tevens wordt de gegeven informatie altijd opgeslagen bij de patiëntgegevens ter archivering.

-          Verwerking gebeurt op verzoek van de GGD bij besmettelijke ziektes, die de wettelijke verplichting met tot melding met zich meebrengen.

-          Verwerking gebeurt op verzoek van instanties als politie en Raad van Kinderbescherming of een advocaat uitsluitend na schriftelijke toestemming van de patiënt.

-          Verwerking gebeurt op verzoek van familieleden ook alleen met toestemming van de patiënt.

 

c)     Erfelijkheidsgegevens van de patiënt worden alleen verwerkt in relatie tot de betreffende patiënt zelf, tenzij:

-          een zwaarwegend geneeskundig belang prevaleert of

-          de verwerking noodzakelijk is voor wetenschappelijk onderzoek en statistiek.

 

 

3.        Organisatie van de informatiebeveiliging

De Huisartsenpraktijk heeft de volgende maatregelen genomen en werkafspraken gemaakt om zeker te stellen dat patiëntgegevens zorgvuldig worden behandeld.

 

a)     Alle medewerkers die patiëntgegevens verwerken of anderszins kennis nemen van patiëntgegevens zijn gehouden aan geheimhouding.

 

b)     Patiëntgegevens worden bij leven van de patiënt bewaard zolang patiënt bij ons staat ingeschreven.

 

c)     Na verzoek om overschrijving van de patiënt naar een andere huisarts, wordt het originele dossier overgedragen aan die huisarts, voor zover mogelijk elektronisch, ( als zogenaamd EPD overdrachtbericht – via een beveiligde verbinding zoals bv via VECOZOportaal ( Veilige Communicatie in ze Zorg, zie www.vecozo.nl ) )met als toevoeging een uitgeprint dossier, dat in eDocs ( ons electronisch archiefsysteem voor op papier binnengekomen post ) was opgeslagen van patiënt. Die papieren gegevens worden per aangetekende post verstuurd. Indien elektronische toezending niet mogelijk blijkt, wordt het gehele dossier aangetekend verstuurd. ( volgens de richtlijnen van de KNMG ). De NHG adviseert verder om na 3 jaar over te gaan tot veilige vernietiging van de oude gegevens: dit is echter in ons MicroHis niet mogelijk: wel worden de gegevens bewaard in een apart archief gedeelte van de database.

 

d)     Na overlijden van patiënt worden de gegevens gearchiveerd. De KNMG adviseert gegevens te bewaren “zoveel langer dan 15 jaar ( zie boven ) als redelijkerwijs uit de zorg van een goed hulpverlener voortvloeit”. Veelal is er bij erfelijkheidskwesties geen zicht er op of er een vraag van familieleden zou kunnen ontstaan. Aangezien we alleen elektronisch opslaan gebeurd dat elektronisch in een speciaal deel van de opslag, het elektronische archief. Bij eventueel gebruik van deze gegevens wordt gehandeld naar de actuele wettelijke regelgeving op dat gebied, en wordt zo nodig eerst contact opgenomen met de KNMG ( Koninklijke Maatschappij ter bevordering van de Geneeskunst ). Zo kan er alleen inzage in medische gegevens worden verstrekt aan nabestaanden afhankelijk van het belang voor nabestaande en een bekende of veronderstelde wens van de betreffende overleden patiënt.

.

e)     We werken al een aantal jaren “papierloos”, in die zin, dat alle opslag van patiëntgegevens uitsluitend elektronisch plaatsvindt. Hoogstens wordt een verslaglegging op papier tussentijds gebruikt, tot het moment van uiteindelijke elektronische verslaglegging. De gebruikte uitgeprinte of ontvangen brieven en tijdelijke papieren prints worden daarna versnipperd volgens een hoge normering van onherkenbaarheid.

 

f)      Alleen bevoegden hebben toegang tot de (digitale) gegevensbestanden van de praktijk; hiertoe zijn computers voorzien van een wachtwoord en een persoonlijk pasje. Daardoor zijn de ingebrachte gegevens per medewerker gelogd. Medewerkers kunnen uitsluitend hun eigen pasje en persoonlijke wachtwoord gebruiken. Voor de systeembeheerder van de ICT-inloggevens geldt hetzelfde. Tevens staan de gegevensbestanden op computers opgesteld in niet algemeen toegankelijke ruimtes. Verder loggen de medewerkers uit op moment, dat dat tijdelijk nodig is.

 

g)     In het kader van de aansluiting op het zogenaamde Landelijk Schakel Punt ( zie informatie op de website www.vzvz.nl ) hebben we een aparte door het UZI-register ( Unieke Zorgverlener Identificatie ) wettelijk verplicht gestelde inlogprocedure. Deze werkt met een nog zwaardere beveiliging, die voldoet aan alle door de overheid gestelde eisen, omdat het over uitwisselen van gegevens gaat ( receptuur, de zogenaamde professionele samenvatting ). Ook wordt er vanaf 2012 gestreefd zo maximaal mogelijk te werken volgens de zogenaamde ADEPD ( Adequate dossiervorming in het Elektronisch Patiënten Dossier ) richtlijn van de NHG ( Nederlands Huisarts Genootschap ) om uitwisseling van gegevens zoveel mogelijk te standaardiseren.

 

h)     De praktijk legt alle gegevens elektronisch vast met behulp van een zogenaamde ASP leverancier ( Application Service Provider ), namelijk RAM-IT ( zie www.ram-it.nl ). Deze organisatie hanteert en hoge mate van betrouwbaarheid, veiligheid en beschikbaarheid van hun computer-servers en verbindingen via VPN richtlijnen ( Virtual Private Network ) daar naar toe, tot en met de bij ons op de praktijk staande terminals en de werkplek thuis van D. van Steenis. Tevens worden de gegevens streng geback-upped. Ze voldoet aan de door de overheid voor de ICT in de huisartsenzorg vereiste normering van een GBZ ( Goed Beheerd Zorgsysteem ), terwijl er ook wordt gewerkt met de meest recente NEN normeringen voor ICT-beveiliging. Onder meer is daarin geborgd, dat de bij RAM-IT werkende medewerkers geheimhoudingsplicht hebben en tevens is onbevoegde toegang tot gegevens bij de vestigingen van RAM-IT niet mogelijk.

 

i)       Via de bovenvermelde ASP leverancier hebben we in de HAGRO ( huisartsengroep ) BunikOdijkWerkhoven ook de onderlinge waarneming in de vakanties en in andere waarneemsituaties geregeld. Daarbij wordt er gewerkt in het elektronische dossier van de eigen huisarts, uiteraard na verkregen toestemming voor die actie ( eventueel ook bij telefonisch contact met de praktijk )

 

j)       De praktijk levert anoniem gegevens aan aan “Preventzorg” ( zie www.preventzorg.nl ), een coöperatie ten behoeve van kwaliteitsbevordering van de zorg aan chronische zieken: Diabetes Mellitus, COPD en astma en hart- en vaatziekten. Door deze verzameling van gegevens kan er met zogenaamde bench-marking worden gewerkt ( onze positie ten opzichte van andere praktijken op een aantal kwaliteitskenmerken ) en tevens wordt deze verzameling van gegevens door de verzekeraars verplicht gesteld in het kader van kwaliteitsbevordering. Deze gegevens worden verzameld door de organisatie IPCI ( Interdisciplinary Processing of Clinical Information, zie www.IPCI.nl ), die hoge normen gebruikt ter anonimiseren van de patiëntgegevens.

 

 

4.        Rechten van de patiënt

a)     De patiënt heeft recht op inzage in alle gegevens die over hem zijn verzameld en verwerkt.

 

b)     De patiënt heeft recht op een afschrift van de over hem of haar verzamelde en verwerkte gegevens; de praktijk verstrekt een afschrift na een verzoek van de patiënt en de praktijk kan hiervoor een redelijke en gangbare vergoeding vragen.

 

c)     De patiënt kan verzoeken om aanvulling en/of correctie van de verzamelde en verwerkte gegevens, voor zover deze onvolledig en/of feitelijk onjuist zijn.

 

d)     De patiënt kan verzoeken om verwijdering of beperkt gebruik van de verzamelde en verwerkte gegevens.

 

e)     Ten behoeve van het wel of niet toestemming geven aan de Huisartsenpraktijk van gegevens ten behoeve van uitwisseling via het Landelijk Schakel Punt is er einde 2013 in oktober ( gezamenlijk met de mailing voor de griepvaccinaties, maar dan aan alle volwassen patiënten ) een mailing rondgegaan met de mogelijkheid om de keuze voor of tegen die uitwisseling kenbaar te maken. De patiënten die zich daarna hebben ingeschreven en zullen inschrijven zal de vraag persoonlijk gesteld worden. In ons gebruikte Huisarts Informatie Systeem is er ook de mogelijkheid om delen van het dossier voor inzage af te schermen, zoals is aanbevolen in de regelgeving rondom het LSP.

 

f)      Recht op inzage of afschrift en verzoeken om aanvulling, correctie, beperkt gebruik of verwijdering kunnen door de praktijk in zeldzame gavallen worden geweigerd voor zover dit noodzakelijk is ter bescherming van een aanmerkelijk belang van een ander (waaronder de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van die ander) en/of in geval bewaring op grond van een (wettelijk) voorschrift vereist is. Er moeten dus zwaarwegende medische of juridische bezwaren zijn.

 

g)     Indien de patiënt van mening is dat dit reglement door de praktijk niet of onvoldoende wordt nageleefd, dan kan hij of zij een klacht indienen bij de praktijk. Wij zijn aangesloten bij de regionale klachtenregeling, en we hebben een eigen klachtenprocedure via de website www.huisartsendeloswal.nl of op de praktijk schriftelijk en mondeling.

 

h)     Daar waar de patiënt zichzelf niet kan vertegenwoordigen, treedt de wettelijke vertegenwoordiger in zijn of haar plaats.

 

 

5.        Gedrag medewerkers in de praktijk

a)     Alle medewerkers van de Huisartsenpraktijk worden geacht te handelen in het kader van het medisch beroepsgeheim; dit geldt zowel voor medewerkers in(vast) dienstverband als voor medewerkers die waarnemen/invallen of stage lopen. Dit beroepsgeheim zien wij als Huisartsenpraktijk als een voornaam gegeven in het kader van onze zorgverlening. De op de Huisartsenpraktijk werkzame huisartsen zijn BIG geregistreerd. ( Beroepen in de Individuele Gezondheidszorg, zie www.BIGregister.nl )

 

b)     Medewerkers in (vast) dienstverband zijn, via het tekenen van hun contract bij indiensttreding ( standaard contracten van de LHV: Landelijke Huisarts Vereniging ), schriftelijk overeengekomen dat zij zich houden aan het medisch beroepsgeheim; voor medewerkers niet in (vast) dienstverband is, bij het opstellen van dit reglement, een formulier opgesteld als bijlage waarmee dit schriftelijk zal worden vastgelegd.

 

c)     Wanneer personen/bedrijven binnen ofwel op afstand via inzage in onze gegevens via internettechnieken de praktijk werkzaamheden uitvoeren, zoals computeronderhoud of ijking van instrumenten, wordt gecheckt of zij zich beroepsmatig dienen te houden aan het medisch beroepsgeheim, mochten zij patiënteninformatie kunnen inzien.

 

d)     Alle medewerkers van de praktijk worden geacht grote zorgvuldigheid te betrachten in het verstrekken van vertrouwelijke informatie aan patiënten aan de balie of elders ter waarborging van een maximum aan privacy voor de patiënt. Dit maakt ook, dat er met grote zorgvuldigheid wordt bewaakt, dat de beeldschermen geen patiëntgegevens van andere patiënten zichtbaar maakt voor bezoekers van de praktijk.

 

 

 

 

 

 

 

 

6.        Publicatie privacyreglement

Dit privacyreglement van de Huisartsenpraktijk treedt in werking op 01-04-2014 en is gepubliceerd op de website van de praktijk www.huisartsendeloswal.nl en is voor patiënten ter inzage op de praktijk aanwezig, waartoe er een mededeling hangt in de wachtruimte.

 

 

 

Bunnik, maart 2014

Revisie gepland maart 2017 ( of zoveel eerder als noodzakelijk ) Revisie medewerkers medio 2017.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Bijlagen:

Ondertekening vaste praktijkmedewerkers

Verklaring medisch beroepsgeheim tijdelijke praktijkmedewerker

 

 

 

Ondertekening alle vaste praktijkmedewerkers.31-03-2014:

 

D.J.H. ( Dominique ) van Steenis, huisarts

    

F.( Frederique ) Ummels, huisarts

 

A. Annemiek van Vliet, doktersassistente      

 

J.  Josje Smits, doktersassistente

 

P.A. ( Elke ) van Steenis - van Kempen, algemene ondersteuning

 

B. ( Bianca ) van Rooijen- van Deursen, praktijkondersteuner Somatiek

 

M. Marjanna Engelen, praktijkondersteuner GGZ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

BIJLAGE Tijdelijke medewerker

 

 

Ondertekening tijdelijke praktijkmedewerker huisartsenpraktijk D. van Steenis GHC ‘de Loswal’ te Bunnik

 

Hierbij verklaar ik dat ik gedurende mijn werkzaamheden in bovenvermelde Huisartsenpraktijk mijzelf houdt aan het medisch beroepsgeheim.

Tevens verklaar ik dat ik, ook na mijn werkzame periode bij bedoelde Huisartsenpraktijk alle informatie welke tijdens deze werkzaamheden in vertrouwen tot mij is gekomen, geheimhouding zal betrachten.

 

 

 

 

 

 

 

 

Naam:

 

 

 

 

 

 

Handtekening:

 

 

 

 

 

 

 

Plaats:                                                                           Datum:

Contact

Telefoon 030-6562862
 

D. van Steenis, huisartsenpraktijk

Langstraat 4a
3981 EV Bunnik
Telefoon:
030-6562862
voor spoed buiten kantoortijden Huisartsenpost Houten
Hofspoor 2
088-1309680
Routebeschrijving >

Patiënt­omgeving